Chăm lo phúc lợi và đồng phục cho người lao động là một phần không thể thiếu trong chính sách nhân sự của doanh nghiệp. Không chỉ nâng cao tinh thần làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp, các khoản chi này còn có thể được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ, từ đó giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp. Tuy nhiên, để được khấu trừ thuế, các khoản chi phải tuân theo định mức và điều kiện cụ thể theo quy định pháp luật.
Vậy năm 2025, doanh nghiệp cần lưu ý gì về chi phí đồng phục, phúc lợi? Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ.
1. Cơ sở pháp lý
Các khoản chi liên quan đến phúc lợi, đồng phục cho người lao động được quy định tại:
- Thông tư 96/2015/TT-BTC (hướng dẫn Luật thuế TNDN)
- Thông tư 78/2014/TT-BTC
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (và các sửa đổi)
- Công văn số 2035/TCT-CS ngày 17/5/2016 của Tổng cục Thuế
2. Chi phí đồng phục được trừ khi tính thuế TNDN
✅ Hình thức chi và định mức:
| Hình thức chi đồng phục | Định mức được trừ | Điều kiện đi kèm |
|---|---|---|
| Bằng tiền mặt | Tối đa 5.000.000 đồng/người/năm | Có quy định trong quy chế, hợp đồng, thỏa ước lao động |
| Bằng hiện vật (may, mua áo, quần đồng phục) | Không giới hạn định mức | Có hóa đơn chứng từ hợp lệ |
✅ Điều kiện để được trừ:
- Khoản chi phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Có đầy đủ:
- Hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn GTGT đối với hiện vật)
- Bảng kê chi trả, danh sách nhân viên được cấp đồng phục
- Quy chế nội bộ hoặc hợp đồng lao động quy định rõ chế độ đồng phục
❌ Lưu ý:
- Nếu chi bằng tiền vượt mức 5 triệu/người/năm → phần vượt bị loại khỏi chi phí hợp lý
- Nếu không có quy chế nội bộ hoặc không chứng minh được sự cần thiết của đồng phục → cũng không được khấu trừ
3. Các khoản chi phúc lợi khác được tính vào chi phí hợp lý
Theo điểm 2.30, khoản 2, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu tổng cộng không quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
✅ Các khoản chi được tính gồm:
- Chi nghỉ mát, du lịch, khám sức khỏe
- Hỗ trợ hiếu hỉ, ma chay, cưới hỏi
- Sinh nhật, tết, quà cho con em người lao động
- Hỗ trợ tai nạn, thiên tai, khó khăn đột xuất
- Học bổng cho con người lao động, thưởng học sinh giỏi
- Phúc lợi dưới hình thức tiền hoặc hiện vật
✅ Định mức được trừ:
Tổng chi phí phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
Công thức tính 1 tháng lương bình quân: Tổng quy˜ tieˆˋn lương thực trả cho người lao động trong na˘m÷12\text{Tổng quỹ tiền lương thực trả cho người lao động trong năm} \div 12Tổng quy˜ tieˆˋn lương thực trả cho người lao động trong na˘m÷12
📌 Ví dụ: Nếu doanh nghiệp trả tổng 2,4 tỷ tiền lương cho người lao động trong năm → định mức chi phúc lợi hợp lệ: 200 triệu.
4. Điều kiện để chi phí phúc lợi được trừ
- Phục vụ trực tiếp người lao động
- Có quy định trong quy chế tài chính, hợp đồng, thỏa ước lao động
- Có hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ
- Không vượt mức quy định (1 tháng lương)
5. Các sai sót thường gặp và hệ quả
| Sai sót thường gặp | Hệ quả pháp lý |
|---|---|
| Chi phúc lợi vượt mức 1 tháng lương bình quân | Phần vượt bị loại khỏi chi phí được trừ |
| Không có hóa đơn, hợp đồng, bảng kê chi tiết | Không đủ điều kiện khấu trừ thuế |
| Gộp chi đồng phục hiện vật vào chi bằng tiền | Áp sai định mức, bị loại bỏ chi phí |
| Không quy định rõ trong quy chế nội bộ | Khó chứng minh hợp lệ với cơ quan thuế |
6. Kết luận
Các khoản chi về đồng phục và phúc lợi cho người lao động có thể được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đảm bảo đúng định mức, có đủ hồ sơ, và có quy định rõ ràng trong nội bộ doanh nghiệp.
✅ Đồng phục bằng hiện vật: không giới hạn, miễn có hóa đơn
✅ Đồng phục bằng tiền: tối đa 5 triệu/người/năm
✅ Phúc lợi khác: tổng mức không vượt quá 1 tháng lương bình quân/năm
📎 Lời khuyên dành cho doanh nghiệp:
- Xây dựng quy chế chi phúc lợi – đồng phục bằng văn bản rõ ràng
- Có bảng danh sách chi tiết người hưởng, bảng lương, chứng từ chi thực tế
- Tách bạch giữa các khoản chi bằng tiền và hiện vật để tránh nhầm định mức