Trong quá trình quản lý chi phí, tiền ăn ca cho người lao động là khoản chi phổ biến mà hầu hết doanh nghiệp đều chi trả nhằm duy trì sức khỏe, tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho người lao động. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định cụ thể về mức tối đa, điều kiện hạch toán, và cách ghi nhận theo pháp luật hiện hành.
Vậy năm 2025, tiền ăn ca được quy định như thế nào và làm sao để hạch toán đúng hợp lệ? Hãy cùng tìm hiểu ngay dưới đây.
1. Cơ sở pháp lý
Quy định về tiền ăn ca được cập nhật mới nhất tại:
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC – hướng dẫn về thuế TNDN
- Công văn số 7032/BTC-TCT ngày 18/06/2015
- Thông tư số 78/2014/TT-BTC
- Và các quy định nội bộ doanh nghiệp phù hợp với Luật Lao động
Tính đến thời điểm năm 2025, chưa có văn bản mới thay thế hoặc nâng mức tiền ăn ca, nên các quy định tại các thông tư trên vẫn còn hiệu lực áp dụng.
2. Mức tiền ăn ca được tính vào chi phí hợp lý năm 2025
Theo điểm 2.6 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, tiền ăn giữa ca được tính vào chi phí hợp lý với mức không quá 730.000 đồng/người/tháng.
✅ Nếu chi trả cao hơn 730.000 đồng/tháng:
- Phần vượt quá sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
- Doanh nghiệp vẫn có thể chi cao hơn, nhưng chỉ được trừ tối đa 730.000 đồng/người/tháng vào chi phí.
3. Điều kiện để tiền ăn ca được hạch toán vào chi phí hợp lý
Để khoản tiền ăn ca được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đảm bảo:
| Tiêu chí | Yêu cầu cụ thể |
|---|---|
| Hình thức chi trả | Có thể bằng tiền mặt hoặc bữa ăn thực tế |
| Có quy định trong nội bộ | Thể hiện trong thỏa ước lao động, hợp đồng lao động hoặc quy chế công ty |
| Phục vụ trực tiếp cho người lao động | Là khoản chi thực tế cho nhân viên đang làm việc |
| Có chứng từ thanh toán hợp lệ | Phiếu chi, bảng lương, bảng chấm công, hóa đơn nhà cung cấp (nếu nấu ăn) |
| Không vượt mức quy định | Tối đa 730.000 đồng/người/tháng (phần vượt không được trừ) |
4. Các cách doanh nghiệp chi tiền ăn ca hợp lệ
🔹 1. Chi bằng tiền mặt
- Gộp vào bảng lương hoặc chi riêng qua phiếu chi
- Ghi rõ “Tiền ăn ca tháng …” trên bảng lương
- Có bảng chấm công đối chiếu số ngày công
5. Hạch toán kế toán tiền ăn ca
Tiền ăn ca được ghi nhận vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh như sau:
- Nợ TK 642 / 622 / 627 (Chi phí quản lý, nhân công, sản xuất…)
- Có TK 111/112/331 (Tiền mặt, ngân hàng, phải trả)
Tùy cách chi mà kế toán lựa chọn tài khoản phù hợp.
6. Tiền ăn ca có chịu thuế TNCN không?
Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC, khoản tiền ăn ca:
- Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu ≤ 730.000 đồng/tháng/người
- Phần vượt quá phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN
=> Vì vậy, khi chi vượt mức này, bộ phận kế toán cần tính phần chênh lệch vào bảng lương tính thuế TNCN cho người lao động.
7. Một số sai sót thường gặp khi hạch toán tiền ăn ca
| Sai sót thường gặp | Hệ quả pháp lý |
|---|---|
| Không có quy định nội bộ về chế độ ăn ca | Cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý |
| Không có chứng từ thanh toán rõ ràng | Bị coi là chi phí không hợp lệ |
| Chi vượt mức nhưng vẫn hạch toán toàn bộ | Bị truy thu thuế TNDN |
| Không tính phần vượt vào thu nhập TNCN | Thiếu thuế TNCN, bị phạt, truy thu |
8. Kết luận
Tiền ăn ca là một chế độ phúc lợi quan trọng và thiết thực cho người lao động, đồng thời cũng là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu được thực hiện đúng quy định. Trong năm 2025, mức chi hợp lệ tối đa vẫn là 730.000 đồng/người/tháng và cần có đầy đủ căn cứ, chứng từ, quy chế nội bộ phù hợp.
📎 Doanh nghiệp nên:
- Rà soát lại quy định chi ăn ca trong nội quy/quy chế công ty
- Lập đầy đủ hồ sơ thanh toán: bảng lương, phiếu chi, hóa đơn bếp ăn (nếu có)
- Theo dõi sát mức chi để tránh vượt quá quy định