Trong quá trình hoạt động, nhiều hộ kinh doanh cá thể thường xem nhẹ việc ghi chép, lưu trữ sổ sách kế toán vì cho rằng quy mô nhỏ, không cần thiết phải thực hiện như doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo các quy định mới nhất cập nhật đến năm 2025, việc lập và lưu giữ sổ sách kế toán là nghĩa vụ bắt buộc đối với một số loại hình hộ kinh doanh, đặc biệt với những hộ có doanh thu lớn, sử dụng nhiều lao động hoặc thuộc diện nộp thuế khoán – khai thuế.
Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt hành chính, bị ấn định thuế, và ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài. Vậy hộ kinh doanh phải tuân thủ những gì về sổ sách kế toán? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn đầy đủ và dễ hiểu nhất.
1. Cơ sở pháp lý hiện hành
Các quy định về sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh cá thể hiện được quy định rõ tại:
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13
- Luật Quản lý thuế 2019
- Nghị định 39/2018/NĐ-CP (về hộ kinh doanh)
- Thông tư 40/2021/TT-BTC (hướng dẫn thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh)
- Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh)
Các quy định này vẫn có hiệu lực đến năm 2025 và là căn cứ pháp lý chính cho các nghĩa vụ kế toán mà hộ kinh doanh cần tuân thủ.
2. Những hộ kinh doanh nào bắt buộc phải ghi chép sổ sách kế toán?
Không phải tất cả hộ kinh doanh đều phải lập sổ kế toán. Tuy nhiên, theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, các đối tượng phải lập sổ kế toán bao gồm:
✅ 1. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
- Có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.
- Tự nguyện thực hiện kê khai thuế thay vì nộp theo thuế khoán.
✅ 2. Hộ kinh doanh có quy mô lớn theo tiêu chí:
- Sử dụng từ 10 lao động trở lên;
- Doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên;
- Hoặc hoạt động trong các ngành nghề có rủi ro cao về thuế (như dịch vụ ăn uống, vận tải, xây dựng…).
✅ 3. Hộ kinh doanh nhiều địa điểm hoặc chuỗi cửa hàng:
- Có hệ thống chi nhánh/cửa hàng phụ thuộc.
- Hoạt động bán buôn, bán lẻ có kiểm soát nội bộ phức tạp.
3. Hộ kinh doanh phải lập và lưu giữ những loại sổ sách nào?
Theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh thuộc diện nêu trên cần ghi chép các loại sổ kế toán sau:
| STT | Tên sổ sách | Tác dụng |
|---|---|---|
| 1 | Sổ thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ | Ghi nhận doanh thu hàng ngày |
| 2 | Sổ chi tiền | Theo dõi các khoản chi phí |
| 3 | Sổ theo dõi hàng tồn kho | Quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm |
| 4 | Sổ tài sản cố định (nếu có) | Ghi chép, khấu hao tài sản |
| 5 | Sổ theo dõi công nợ (phải thu/phải trả) | Kiểm soát tình hình công nợ khách hàng/nhà cung cấp |
| 6 | Sổ nhật ký tổng hợp (tùy chọn) | Tổng hợp giao dịch nếu hộ kinh doanh có quy mô lớn hơn |
Các sổ này có thể ghi chép bằng tay, excel, hoặc phần mềm kế toán miễn là đảm bảo đầy đủ, chính xác và trung thực.
4. Hình thức ghi sổ: thủ công hay điện tử?
- Hộ kinh doanh có thể tự chọn hình thức ghi sổ: viết tay, dùng Excel, hoặc phần mềm kế toán đơn giản.
- Tuy nhiên, cần đảm bảo:
- Ghi chép đúng ngày, đúng nội dung, liên tục, không tẩy xóa.
- Lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Xuất trình sổ sách khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.
5. Những sai phạm thường gặp và mức xử phạt
| Hành vi vi phạm | Mức phạt (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP) |
|---|---|
| Không lập sổ sách kế toán đúng quy định | Từ 3 triệu – 5 triệu đồng |
| Không lưu trữ sổ sách kế toán | Từ 5 triệu – 10 triệu đồng |
| Ghi sổ sai sự thật, gian dối dữ liệu | Có thể bị truy thu, xử phạt bổ sung |
| Từ chối cung cấp sổ sách khi cơ quan thuế yêu cầu | Từ 2 triệu – 5 triệu đồng |
6. Quy trình đơn giản hóa việc ghi sổ cho hộ kinh doanh
Để giảm áp lực ghi chép, bạn có thể:
- Lập mẫu sổ đơn giản hóa theo mẫu tại Thông tư 88/2021/TT-BTC – Phụ lục kèm theo
- Duy trì nhật ký thu chi hằng ngày: mỗi buổi bán hàng ghi rõ số tiền thu được, chi ra, hàng tồn kho cuối ngày.
- Dùng phần mềm kế toán miễn phí hoặc phần mềm thuế của cơ quan thuế (như eTax Mobile, MISA SME miễn phí cho hộ kinh doanh)
7. Kết luận
Từ 1/7/2025 trở đi, với định hướng minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, việc hộ kinh doanh tuân thủ quy định về sổ sách kế toán không còn là lựa chọn mà là nghĩa vụ bắt buộc trong nhiều trường hợp. Việc thực hiện đầy đủ sẽ giúp bạn:
✅ Quản lý tài chính tốt hơn
✅ Dễ dàng chứng minh doanh thu – chi phí khi bị kiểm tra
✅ Tránh rủi ro bị phạt, bị truy thu thuế
✅ Tạo nền tảng chuyển đổi lên doanh nghiệp nếu có nhu cầu mở rộng
🎯 Lời khuyên: Nếu bạn là hộ kinh doanh có quy mô vừa trở lên, đừng chờ đến khi bị kiểm tra mới lo lập sổ. Hãy chủ động xây dựng hệ thống sổ sách đơn giản từ bây giờ để kinh doanh bền vững, đúng pháp luật.