Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, sổ sách kế toán giữ vai trò then chốt trong việc phản ánh trung thực, đầy đủ tình hình tài chính. Tuy nhiên, thực tế không ít doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể, gặp phải tình trạng sổ sách sai lệch, thiếu đồng nhất, hoặc bị bỏ ngỏ một thời gian dài. Khi đó, việc đối chiếu và làm lại sổ sách kế toán là không thể tránh khỏi để đảm bảo tuân thủ pháp luật và kiểm soát nội bộ hiệu quả. Vậy khi nào cần làm lại sổ sách kế toán? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện các dấu hiệu và thời điểm quan trọng.
1. Khi nào cần đối chiếu, làm lại sổ sách kế toán?
1.1. Sổ sách không khớp với báo cáo thuế
Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất. Khi dữ liệu trên báo cáo thuế (GTGT, TNDN, TNCN) không đồng nhất với sổ kế toán, bạn cần rà soát lại:
- Hóa đơn đầu vào – đầu ra có bị bỏ sót?
- Ghi nhận chi phí có đúng kỳ, đúng đối tượng?
- Doanh thu có bị “lệch” giữa thuế và nội bộ?
Nếu để tình trạng này kéo dài, bạn có thể bị truy thu thuế, phạt do kê khai sai, hoặc rơi vào tình huống không thể giải trình khi bị thanh tra thuế.
1.2. Mất dữ liệu kế toán do chuyển đổi phần mềm hoặc nhân sự
Khi doanh nghiệp:
- Chuyển đổi phần mềm kế toán
- Thay đổi kế toán trưởng, kế toán viên
- Giao nhận không đầy đủ, thiếu hướng dẫn bàn giao
=> Rất dễ xảy ra mất mát dữ liệu hoặc ghi nhận sai nguyên tắc. Lúc này, cần lập kế hoạch đối chiếu lại toàn bộ chứng từ, kiểm tra sổ cái, nhật ký chung, thậm chí lập lại sổ kế toán từ đầu năm để đảm bảo sự chính xác và liên tục.
1.3. Bị sai lệch tài khoản kế toán nghiêm trọng
Các dấu hiệu như:
- Số dư ngân hàng, tiền mặt không khớp với thực tế
- Tài khoản công nợ (131, 331) âm hoặc lệch so với thực tế giao dịch
- Tồn kho (tài khoản 152, 156, 611) âm hoặc chênh lệch lớn giữa sổ và kiểm kê
=> Đây là lúc bạn cần đối chiếu từng giao dịch, từng bút toán hạch toán, từ đó làm lại các bút toán điều chỉnh, điều chuyển hoặc phân bổ.
1.4. Bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình – thanh tra thuế
Khi nhận được thông báo thanh tra – kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lại:
- Tính hợp lý, hợp lệ của chi phí
- Hồ sơ kê khai thuế
- Giao dịch liên kết, hóa đơn đầu ra/đầu vào
Nếu sổ sách không thể hiện rõ ràng các bút toán, tài khoản bị dùng sai, báo cáo sai kỳ,… bạn sẽ buộc phải làm lại hệ thống sổ sách kế toán để có thể giải trình hợp lý.
1.5. Doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ chế độ kế toán
Một số doanh nghiệp mới thành lập hoặc lâu nay không chú trọng kế toán có thể:
- Không lập đầy đủ sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký,…)
- Chỉ có hóa đơn – chứng từ rời rạc
- Không lập báo cáo tài chính đúng chuẩn
Lúc này, làm lại sổ sách kế toán theo chuẩn mực hiện hành là việc bắt buộc nếu bạn:
- Muốn nộp báo cáo tài chính hợp lệ
- Xin vay vốn ngân hàng
- Kêu gọi đầu tư
- Bán/giải thể/chuyển nhượng doanh nghiệp
1.6. Thay đổi quy mô – mô hình hoạt động
Khi doanh nghiệp phát triển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH, hoặc mở thêm chi nhánh, thay đổi quy trình vận hành kế toán, cần làm lại sổ để:
- Thống nhất phương pháp hạch toán
- Thiết lập bộ máy kế toán chuyên nghiệp
- Tối ưu chi phí thuế – kiểm soát nội bộ
2. Những rủi ro nếu không làm lại sổ sách kế toán đúng lúc
- Bị truy thu và phạt thuế
- Không được hoàn thuế GTGT
- Không đủ điều kiện vay vốn, gọi đầu tư
- Báo cáo tài chính không được chấp nhận
- Mất uy tín trong kiểm toán hoặc cổ đông
3. Nên tự làm lại hay thuê dịch vụ kế toán?
Việc làm lại sổ sách cần chuyên môn sâu về kế toán – thuế – luật doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn không có nhân sự kế toán đủ năng lực, bạn nên:
- Thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
- Hoặc nhờ đơn vị kiểm toán hỗ trợ
Các đơn vị uy tín sẽ:
- Rà soát chứng từ, báo cáo thuế
- Đối chiếu với ngân hàng, công nợ, tồn kho
- Lập lại sổ kế toán và báo cáo tài chính đúng chuẩn
- Cung cấp giải trình và hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế nếu cần
4. Kết luận
Sổ sách kế toán không chỉ là “giấy tờ” mà là “xương sống” tài chính của doanh nghiệp. Việc chủ động kiểm tra, đối chiếu và làm lại sổ sách đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí thuế và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đừng để đến khi có kiểm tra mới vội vàng xoay xở – hãy làm kế toán bài bản ngay từ hôm nay.