Theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP có hiệu lực từ 01/06/2025, cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót thay đổi đáng kể so với trước đây. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng nhóm sai sót chính:
🛑 1. Không được hủy hóa đơn sai sót
- Trước đây, kế toán có thể hủy hóa đơn đã cấp mã thuế nếu phát hiện sai sót.
- Tuy nhiên, theo điểm 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, kể từ 01/06/2025, không được hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã dù có sai sót. Thay vào đó, doanh nghiệp phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
📝 2. Quy trình xử lý hóa đơn sai sót
2.1. Sai tên hoặc địa chỉ người mua
– Thông báo cho người mua về sai sót (không lập lại hóa đơn)
– Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS‑HĐĐT (Phụ lục IA NĐ 70/2025)
2.2 Sai mã số thuế, sai tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
2.2.1. Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo trên website
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
2.2.2. Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh
Lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai
a. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b. Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP.
📌 3. Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra nội dung sai.
Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định như trên
🎯 Kết luận
- Không hủy hóa đơn sai sót nếu đã cấp mã; phải dùng điều chỉnh hoặc thay thế.
- Luôn thông báo cho người mua và cơ quan thuế, làm văn bản thỏa thuận, rồi mới lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Có thể gom nhiều hóa đơn sai của cùng người mua trong cùng tháng thành 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung.
