Với sự phát triển của công nghệ và yêu cầu ngày càng cao trong việc quản lý thuế và giảm thiểu gian lận thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Năm 2025, các quy định liên quan đến việc phát hành hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh và hoàn thiện, nhằm tạo ra một hệ thống thuế minh bạch, hiệu quả hơn, và dễ dàng kiểm soát hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các quy định mới nhất liên quan đến việc phát hành hóa đơn điện tử tại Việt Nam vào năm 2025.
1. Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Là Quy Định Bắt Buộc Từ Năm 2025
Một trong những thay đổi lớn nhất đối với doanh nghiệp trong năm 2025 là việc phát hành hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, trừ một số trường hợp ngoại lệ. Trước đây, việc áp dụng hóa đơn điện tử chỉ mang tính chất khuyến khích, nhưng từ năm 2025, các doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính và gặp khó khăn trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế.
Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ, từ đó giúp giảm bớt chi phí in ấn, lưu trữ, và tạo ra một hệ thống thuế minh bạch hơn. Mục tiêu của việc triển khai hóa đơn điện tử là nhằm:
- Giảm thiểu gian lận thuế: Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng giám sát và kiểm tra các giao dịch.
- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Các doanh nghiệp không phải lo lắng về chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy, cũng như chi phí lưu trữ.
- Tăng cường hiệu quả quản lý thuế: Hệ thống hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát và đối chiếu dữ liệu từ các doanh nghiệp.
2. Đối Tượng Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Quy định về phát hành hóa đơn điện tử năm 2025 áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức có nghĩa vụ phát hành hóa đơn.
3. Quy Trình Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
Theo quy định mới nhất năm 2025, quy trình phát hành hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện thông qua các bước sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc này giúp cơ quan thuế có thể kiểm soát và xác thực các hóa đơn mà doanh nghiệp phát hành.
- Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ: Doanh nghiệp phải lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận. Các phần mềm này phải có khả năng tạo ra và gửi hóa đơn điện tử phù hợp với yêu cầu của cơ quan thuế.
- Ký số trên hóa đơn điện tử: Mỗi hóa đơn điện tử cần được ký số bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc một nhân viên được ủy quyền, nhằm xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng: Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử sẽ được gửi trực tiếp cho khách hàng qua email hoặc các phương thức truyền tải điện tử khác.
4. Yêu Cầu Đối Với Hóa Đơn Điện Tử
Theo quy định mới, hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Thông tin hóa đơn đầy đủ: Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin giống như hóa đơn giấy, bao gồm: tên, mã số thuế của người bán, người mua, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị thanh toán, thuế suất thuế giá trị gia tăng (nếu có), và các thông tin khác theo quy định.
- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin: Hóa đơn điện tử phải được bảo vệ bằng chữ ký số và lưu trữ trong hệ thống điện tử của doanh nghiệp, tránh việc sửa đổi, làm giả dữ liệu sau khi phát hành.
- Khả năng tra cứu và xác thực hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải có mã QR hoặc mã xác thực mà khách hàng có thể sử dụng để tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.
5. Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
Lưu trữ hóa đơn điện tử là một yêu cầu quan trọng trong quy định mới. Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu là 10 năm. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống điện tử có khả năng truy xuất và bảo mật dữ liệu.
6. Xử Lý Vi Phạm Liên Quan Đến Hóa Đơn Điện Tử
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử, sẽ có các hình thức xử phạt theo quy định của pháp luật. Các vi phạm có thể bao gồm:
- Phạt hành chính đối với việc phát hành hóa đơn không hợp lệ, không đủ thông tin, hoặc không tuân thủ quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
- Truy thu thuế đối với các doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử sai quy định nhằm trốn thuế hoặc gian lận thuế.
- Cấm hoạt động phát hành hóa đơn điện tử đối với những doanh nghiệp vi phạm nghiêm trọng.
7. Kết Luận
Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ năm 2025 là một bước đi quan trọng trong việc cải thiện hệ thống thuế tại Việt Nam. Quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn và lưu trữ mà còn giúp cơ quan thuế dễ dàng giám sát và ngăn chặn gian lận thuế. Các doanh nghiệp cần nắm vững quy định và tuân thủ đúng các yêu cầu để tránh vi phạm pháp luật và tận dụng được lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử.