Từ khi hóa đơn điện tử chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy theo lộ trình của Bộ Tài chính, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã trở thành một yêu cầu pháp lý bắt buộc với mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp chưa nắm rõ các quy định lưu trữ, thời gian lưu trữ, hình thức và trách nhiệm liên quan, dẫn đến rủi ro khi bị kiểm tra thuế hoặc thanh tra tài chính. Vậy quy định lưu trữ hóa đơn theo thông tư mới nhất ra sao? Cần lưu ý gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.
1. Cơ sở pháp lý
Các quy định về lưu trữ hóa đơn được căn cứ vào:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13
- Luật Giao dịch điện tử 2005
2. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 11 – Thông tư 78/2021/TT-BTC và Luật Kế toán, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là:
📌 Tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn.
👉 Mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ – cá nhân kinh doanh đều phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian này, bao gồm cả:
- Hóa đơn đã sử dụng
- Hóa đơn đã hủy, xóa bỏ
- Hóa đơn sai sót đã điều chỉnh, thay thế
3. Hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Điều 11 – Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử gốc với đầy đủ thông tin, định dạng, mã nhận từ cơ quan thuế.
Có 3 hình thức lưu trữ phổ biến:
✅ 1. Lưu trữ tại phần mềm hóa đơn điện tử
- Các nhà cung cấp hóa đơn (VD: MISA, Viettel, VNPT,…) thường có chức năng lưu trữ dữ liệu trên hệ thống cloud.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu không bị mất khi ngừng sử dụng dịch vụ.
✅ 2. Lưu trữ nội bộ (server, ổ cứng, NAS,…)
- Doanh nghiệp có thể trích xuất hóa đơn định kỳ (file XML + PDF) và lưu trên thiết bị nội bộ.
- Nên sao lưu song song trên đám mây hoặc ổ cứng rời để tránh mất mát.
✅ 3. Lưu trữ kết hợp giấy + điện tử (không bắt buộc)
- Với nhu cầu lưu trữ vật lý, doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử để lưu, nhưng bản in không có giá trị pháp lý bằng bản điện tử gốc.
4. Nội dung cần lưu trữ
Theo quy định tại Điều 11 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung cần lưu bao gồm:
| Loại dữ liệu cần lưu trữ | Ghi chú |
|---|---|
| File XML của hóa đơn điện tử gốc | Bắt buộc (định dạng chuẩn cơ quan thuế) |
| File PDF của hóa đơn | Dễ tra cứu, dễ in, không bắt buộc pháp lý |
| Biên bản điều chỉnh / thay thế (nếu có) | Trong trường hợp hóa đơn sai sót |
| Biên lai/hồ sơ hủy hóa đơn (nếu có) | Đối với hóa đơn đã hủy |
| Mã số tra cứu của cơ quan thuế | Thường tích hợp sẵn trên XML hoặc trên hệ thống phần mềm |
5. Quy định với tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian, thì:
- Cả doanh nghiệp và tổ chức cung cấp hóa đơn đều phải lưu trữ bản sao dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Trường hợp doanh nghiệp ngừng hợp tác, nhà cung cấp phải giao trả lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn theo yêu cầu.
- Doanh nghiệp phải có trách nhiệm kiểm tra, sao lưu đầy đủ trước khi chấm dứt dịch vụ.
6. Trách nhiệm và xử phạt nếu vi phạm lưu trữ
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm liên quan đến lưu trữ hóa đơn có thể bị xử phạt như sau:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt tiền (VNĐ) |
|---|---|
| Không lưu trữ hóa đơn theo quy định | 5.000.000 – 10.000.000 |
| Làm mất, cháy, hỏng dữ liệu hóa đơn điện tử | 20.000.000 – 50.000.000 |
| Không cung cấp hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu | 5.000.000 – 15.000.000 |
Lưu ý: Ngoài phạt tiền, còn có thể bị truy thu, xử lý trách nhiệm kế toán trưởng, pháp nhân,…
7. Một số lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp
✅ Nên lập quy trình sao lưu hóa đơn định kỳ (tuần/tháng/quý)
✅ Lưu song song bản XML và PDF để tiện kiểm tra
✅ Đặt mật khẩu hoặc phân quyền truy cập nếu lưu hóa đơn nội bộ
✅ Ghi chép đầy đủ các trường hợp điều chỉnh/hủy
✅ Kiểm tra hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn để đảm bảo quyền truy cập và lưu trữ dữ liệu khi ngừng sử dụng
8. Kết luận
Trong thời đại số hóa, việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là một phần quan trọng trong kiểm soát nội bộ, tiết kiệm chi phí và đảm bảo minh bạch tài chính. Việc nắm rõ và thực hiện đúng quy định mới nhất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có, đặc biệt khi bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi cần tra cứu dữ liệu cũ.