Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng năm là nghĩa vụ bắt buộc của các tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức…). Tuy nhiên, trong thực tế, không ít doanh nghiệp thất lạc file tờ khai (dạng XML hoặc PDF), đặc biệt là khi thay đổi phần mềm kế toán, nhân sự kế toán nghỉ việc hoặc do lưu trữ chưa đầy đủ. Vậy khi cần tra cứu lại tờ khai quyết toán TNCN năm trước mà không có bản lưu, doanh nghiệp phải làm sao?
Câu trả lời là hoàn toàn có thể tra cứu lại – nếu doanh nghiệp biết cách sử dụng đúng công cụ và quyền truy cập. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.
1. Các trường hợp cần xem lại tờ khai quyết toán TNCN
- Kiểm tra số thuế đã khấu trừ – nộp đúng chưa
- Đối chiếu dữ liệu với người lao động hoặc cơ quan thuế
- Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế cho nhân viên
- Bổ sung hồ sơ kiểm toán, nội bộ hoặc cổ đông yêu cầu
- Kiểm tra lỗi khi hệ thống báo sai thông tin năm trước
2. Cách tra cứu lại tờ khai quyết toán TNCN đã nộp (cho tổ chức/doanh nghiệp)
Doanh nghiệp có thể tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp qua Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
✅ Bước 1: Truy cập cổng thuế điện tử
🌐 Link: https://thuedientu.gdt.gov.vn
Chọn “Doanh nghiệp” để đăng nhập.
✅ Bước 2: Đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp
- Tên đăng nhập: mã số thuế doanh nghiệp
- Mật khẩu: đã được cấp hoặc đăng ký qua cơ quan thuế
- Sử dụng chữ ký số (USB Token) để xác thực
Lưu ý: Người nộp tờ khai TNCN thường là kế toán, người được ủy quyền có chữ ký số.
✅ Bước 3: Vào mục “Kê khai” → “Tra cứu hồ sơ”
- Trong giao diện sau đăng nhập:
- Chọn menu “Kê khai”
- Chọn “Tra cứu hồ sơ”
- Trong phần Loại tờ khai, chọn:
- “Tờ khai quyết toán TNCN – Mẫu 05/QTT-TNCN”
- Chọn năm cần tra cứu (ví dụ: 2023, 2022…)
- Hệ thống sẽ hiển thị:
- Ngày nộp
- Mã hồ sơ
- Trạng thái hồ sơ (tiếp nhận, xử lý,…)
- Tùy chọn tải về file XML hoặc in bản PDF
3. Không thể tải tờ khai trên hệ thống thì sao?
Như các bạn đã biết, tờ khai quyết toán thuế TNCN không thể tải file XML hoặc PDF trên trang thuế điện tử, mà bạn vẫn cần đối chiếu để xem lại. Thì bạn thực hiện các thao tác sau đây để xem lại các số liệu tờ khai Quyết toán thuế TNCN đã nộp các năm trước:
- Vào phần lập tờ khai, chọn tờ khai quyết toán thuế TNCN năm cần xem
- Ấn vào lập tờ khai quyết toán TNCN bổ sung của năm cần xem
- Hệ thống sẽ tạo ra tờ khai bổ sung, bạn kiểm tra lại các phụ lục đi kèm tờ khai bổ sung, sẽ xem được các số liệu của tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp của năm đó.
👉Hoặc bạn cũng có thể thực hiện các cách sau đây:
🔹 Cách 1: Kiểm tra lại máy tính, email, phần mềm HTKK
- Vào phần mềm HTKK cài trên máy tính cũ để tìm file XML/PDF gốc.
- Kiểm tra email đã gửi nhận tờ khai khi nộp (thường hệ thống GDT gửi biên nhận và file xác nhận)
- Kiểm tra folder lưu trữ chung của phòng kế toán (server, Google Drive…)
🔹 Cách 2: Liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp
- Soạn Đơn đề nghị cung cấp lại hồ sơ quyết toán TNCN (ghi rõ mã số thuế, năm cần tra cứu, lý do)
- Kèm theo:
- Giấy giới thiệu
- CCCD người đại diện/ủy quyền
- Chứng minh có quyền tra cứu (bản scan đăng ký MST, giấy phép kinh doanh)
Cơ quan thuế sẽ cấp lại bản sao hoặc hỗ trợ truy xuất tờ khai nếu đã tiếp nhận hồ sơ đầy đủ trước đó.
4. Một số lưu ý quan trọng
🗂️ Luôn lưu trữ file XML và PDF tờ khai quyết toán mỗi năm trong thư mục riêng, tránh nhầm lẫn
📎 Nên sao lưu biên lai nộp thuế, bảng kê 05-1BK-QTT-TNCN cùng tờ khai để dễ đối chiếu
5. Kết luận
Việc xem lại tờ khai quyết toán thuế TNCN của năm trước không quá phức tạp, kể cả khi doanh nghiệp không còn bản lưu. Chỉ cần sử dụng đúng chức năng tra cứu trên cổng thuế điện tử hoặc làm việc trực tiếp với Chi cục Thuế, doanh nghiệp có thể phục hồi dữ liệu hồ sơ quan trọng một cách nhanh chóng và hợp lệ.